Qui traite aujourd’hui une demande de formation ?
Dans un organisme de formation de trois à dix-neuf salariés, une demande parvient par le formulaire du site, par courriel ou par téléphone. Elle est traitée par le dirigeant, par un assistant administratif ou par un chargé de relation client, souvent la personne qui gère aussi les sessions en cours. Or cette demande parvient rarement complète : le nombre de participants, les dates, le niveau de départ ou le financement manquent souvent.
Plusieurs circuits de financement se présentent, et chacun appelle un document contractuel distinct. L’entreprise peut financer l’action sur ses fonds propres ou solliciter la prise en charge de son opérateur de compétences (OPCO), éventuellement avec subrogation de paiement, c’est-à-dire avec un règlement direct de l’organisme par l’OPCO ; une convention est alors conclue avec l’entreprise. Le titulaire d’un compte personnel de formation (CPF) s’inscrit sur Mon Compte Formation, le service public en ligne du CPF, à partir de l’offre que l’organisme y publie depuis l’espace des organismes de formation (EDOF) de la Caisse des dépôts ; les conditions générales du service tiennent alors lieu de convention. Le particulier qui se forme à ses frais signe enfin un contrat de formation. La qualification du financement est donc déterminante dès le premier échange.
Les étapes du traitement manuel
Chaque dossier requiert de l’équipe administrative les démarches suivantes :
- Lire la demande, puis la reporter dans le logiciel de gestion ou dans un tableur.
- Rappeler le demandeur ou lui écrire afin d’obtenir les informations manquantes.
- Retenir ou adapter le programme, puis vérifier la disponibilité d’un formateur.
- Établir le devis, puis la convention, qui reprend les mentions exigées par l’article D6353-1.
- Adresser les documents au demandeur, puis suivre le retour de la convention signée.
- Lorsque l’action est financée par un OPCO, rappeler à l’entreprise qu’il lui revient de déposer la demande de prise en charge dans les délais fixés par celui-ci, généralement avant le début de l’action, puis suivre l’accord de prise en charge.
Où se situent les difficultés et les risques d’erreur ?
Principales difficultés entre la demande et la convention signée| Étape | Difficulté | Conséquence possible |
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| Saisie de la demande | Ressaisie manuelle depuis le courriel ou le formulaire | Erreur de nom, de raison sociale ou d’effectif reproduite sur l’ensemble des documents |
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| Qualification du financement | Financement identifié tardivement | Document contractuel inadapté, ou demande de prise en charge déposée trop tard |
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| Rédaction de la convention | Reprise d’une convention antérieure | Mention obligatoire omise, ou dates d’une autre session conservées |
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| Suivi du retour signé | Relance effectuée de mémoire | Session qui débute sans convention signée |
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Le risque principal tient moins au temps consacré qu’à la cohérence des documents : en cas de contrôle, le programme, le devis et la convention sont rapprochés des feuilles d’émargement, signées par les stagiaires, comme du certificat de réalisation, qui atteste les heures suivies.
Les étapes qui se prêtent à l’automatisation
L’automatisation prend en charge la saisie, la rédaction et le suivi :
- À sa réception, la demande issue du formulaire ou du courriel est lue, puis ses informations alimentent une fiche créée dans le logiciel de gestion.
- Lorsqu’une information manque, un courriel limité aux questions utiles est préparé.
- D’après les réponses du demandeur, la demande est classée selon son mode de financement (entreprise et OPCO, CPF ou financement personnel) ; les documents contractuels adaptés à ce financement sont alors proposés.
- Le programme, le devis et la convention sont préremplis dans vos propres modèles, avec les mêmes données.
- Avant tout envoi, un contrôle automatique vérifie la présence des mentions attendues.
- Si la convention signée n’est pas revenue à la date fixée, une relance est préparée, puis annulée dès la réception du document.
Ce qui demeure soumis à la validation humaine, et pour quelles raisons
Le choix du programme et son adaptation aux publics bénéficiaires relèvent d’un jugement pédagogique, que le référentiel national qualité, base de la certification Qualiopi, exige d’ailleurs (Code du travail, art. R6316-1). Le prix, les conditions particulières et l’envoi de la convention engagent quant à eux l’organisme : une personne les relit donc avant tout envoi.
Informations relatives à la santé et au handicap
Les besoins d’adaptation liés à une situation de handicap constituent des données de santé au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD, art. 9). Ils sont traités par votre référent handicap et restent en dehors de tout traitement par un agent IA, programme d’intelligence artificielle capable de lire un texte.
Les textes applicables
La convention et l’information préalable du stagiaire relèvent de plusieurs articles du Code du travail, selon que l’acheteur est une entreprise ou un particulier :
- Code du travail, art. L6353-1 : une convention est conclue entre l’acheteur et l’organisme qui dispense l’action, selon des modalités fixées par décret.
- Code du travail, art. D6353-1 : pour les actions financées notamment par un OPCO, la convention précise l’intitulé de l’action, son objectif, son contenu, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, le taux des enseignements dispensés à distance, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction (validation des acquis en fin de formation), ainsi que le prix et ses modalités de règlement. Pour les actions de formation, un bon de commande ou un devis approuvé peut en tenir lieu s’il comporte ces mentions ; lorsque le CPF est mobilisé sur le service de la Caisse des dépôts, ce sont les conditions générales d’utilisation de ce service qui tiennent lieu de convention.
- Code du travail, art. L6353-3, L6353-5 et L6353-6 : le particulier qui se forme à ses frais signe un contrat avant son inscription définitive et tout règlement ; il dispose de dix jours pour se rétracter par lettre recommandée avec avis de réception, délai avant l’expiration duquel aucune somme ne peut être exigée. Il ne peut ensuite être payé plus de 30 % du prix, le solde étant échelonné au fil de la formation.
- Code du travail, art. L6353-8 : les objectifs et le contenu de la formation, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires ainsi que le règlement intérieur sont mis à disposition du stagiaire avant son inscription définitive.
Les logiciels concernés
Les logiciels de gestion couvrent déjà une partie de ce processus. Digiforma présente sur son site un document « Convention » ainsi qu’un outil de gestion commerciale qui génère les devis et les factures ; Dendreo annonce pour sa part la gestion des financements CPF, OPCO et France Travail, ainsi que la synchronisation de son catalogue avec EDOF. Une automatisation ne se justifie donc que pour les tâches qu’il n’assure pas, le plus souvent la lecture des demandes entrantes et leur qualification.
L’offre de Nodva pour ce processus
Une convention préparée dès la réception de la demande
Nous construisons ce processus autour de votre logiciel et de vos modèles de documents. La préparation des documents à partir d’une demande déjà saisie relève de l’automatisation d’une tâche, à partir de 1 200 €, tandis que la lecture et la qualification des demandes reçues en texte libre relèvent de l’automatisation avec agent IA, à partir de 3 000 € ; le prix dépend du nombre de logiciels reliés et de leur mode de connexion. Le diagnostic gratuit de 30 minutes établit, avant tout devis, ce que votre logiciel prend déjà en charge.