Organismes de formation et CFA
Dossiers de session : automatiser la préparation et le classement de vos documents de suivi Qualiopi
Nous automatisons la préparation des documents de session, de la convocation au certificat de réalisation, et le suivi des demandes de financement, en nous appuyant sur les outils que vous utilisez déjà, dans la limite de leurs possibilités de connexion. Par défaut, chaque document est validé par votre équipe avant son envoi.
- Vos propres modèles de documents
- Données des stagiaires hébergées en France
- Aucune promesse de certification
- Si l’essai d’intégration prévu au devis, qui vérifie la connexion à votre logiciel, montre que votre logiciel ne peut pas être relié, nous vous remboursons l’acompte
Mis à jour le 23 octobre 2026.
Quatre tâches administratives qui reviennent à chaque session
Dans une enquête menée en 2021 auprès de 104 organismes de formation, Digiforma estime le temps administratif à près de 13 % du temps de travail, soit presque deux fois les 7 % relevés tous secteurs confondus par une étude Sage de 2017. La gestion des documents de formation, qu’il s’agisse des conventions, des convocations ou des attestations, y arrive en tête des tâches les plus chronophages, citée par 30 % des répondants.
Sources : Digiforma, enquête 2021 (104 répondants).
Les documents de suivi obéissent à des règles constantes, ce qui permet d’en automatiser la préparation à partir de vos propres modèles.
- 01
Le dossier de session
Convocations, questionnaires de positionnement qui mesurent le niveau de départ du stagiaire, évaluations à chaud en fin de session, certificats de réalisation, évaluations à froid plusieurs semaines après la session : pour chaque session, les mêmes documents sont aujourd’hui préparés manuellement.
Le systèmeUn dossier de session préparé automatiquement
De la demande initiale au certificat de réalisation, chaque document est établi à partir de vos modèles, nommé et classé dans le dossier de la session. Vous validez chaque document avant qu’il soit transmis au stagiaire ou à l’entreprise.
- 02
Les relances de financement
Le suivi des factures, des relances et des accords de prise en charge, ces engagements de financement délivrés par les OPCO (opérateurs de compétences qui financent la formation des salariés), mobilise du temps administratif, d’autant que les entreprises clientes ne règlent pas toutes leurs factures à l’échéance.
Le systèmeUn suivi des financements tenu à jour
L’automatisation suit l’état de chaque accord de financement et prépare les relances aux échéances prévues. Vous relisez chaque message, le modifiez si nécessaire et le validez avant son envoi.
- 03
La préparation de l’audit de surveillance
Avant l’audit de surveillance, contrôle que passe en cours de cycle un organisme certifié Qualiopi (la certification qualité exigée pour accéder aux fonds publics ou mutualisés de la formation), retrouver les documents associés à chaque indicateur du référentiel peut obliger à chercher dans plusieurs dossiers.
Le systèmeUne vérification continue des pièces
L’automatisation vérifie que le dossier de chaque session est complet et vous signale les pièces manquantes avant l’audit. L’appréciation de la conformité relève de votre auditeur.
- 04
Le traitement des demandes entrantes
Chaque demande entrante exige de préparer un programme, un devis et une convention de formation, ce qui retarde d’autant la réponse au demandeur.
Le systèmeUne réponse préparée dans les cinq minutes
Dans les cinq minutes qui suivent la demande, l’automatisation identifie le mode de financement envisagé (CPF, c’est-à-dire compte personnel de formation, OPCO ou fonds propres), puis prépare les documents qui lui correspondent : le programme, le devis et, lorsque l’action est achetée par une entreprise, la convention. Vous les vérifiez et les validez avant tout envoi.
Retards de paiement des entreprises : 12,3 jours en moyenne en France au premier semestre 2026 (Altares).
Exemple illustratif : une demande reçue en soirée
Une demande de formation arrive en soirée, en dehors des heures de bureau.
L’automatisation prépare le programme, le devis et la convention destinée à l’entreprise à partir des informations contenues dans la demande.
Le lendemain matin, votre équipe vérifie ces documents et les valide avant leur envoi.
Une estimation établie à partir de vos volumes
Combien de minutes la préparation du dossier d’une session vous demande-t-elle aujourd’hui ? Multipliée par le nombre de sessions de la semaine, cette durée indique le temps que vous consacrez chaque semaine à la tâche qu’il s’agirait d’automatiser.
Nous établissons ce chiffre avec vous lors du diagnostic, à partir de vos volumes, puis nous mesurons de nouveau le temps consacré à la tâche trente jours après la mise en service et vous présentons la comparaison des deux mesures.
Nous ne promettons aucune certification. Les documents sont établis à partir de vos propres modèles, que l’automatisation remplit avec les données de vos sessions sans y ajouter aucun contenu. L’appréciation de la conformité relève de votre auditeur.
Nos prix
Les organismes de formation disposent des mêmes fourchettes de prix que les autres entreprises. Le prix dépend des outils à relier et des situations à traiter ; nous vous l’annonçons lors du diagnostic, avant l’établissement du devis.
- Diagnostic30 minutes, sans engagement
- Gratuit
- Automatisation d’une tâche répétitivePar exemple, la préparation d’une relance de financement ou d’une convention à partir des informations déjà saisies.
- 1 200 – 1 800 €
- Automatisation avec agent IAPar exemple, la lecture et la qualification des dossiers de financement, avec des informations préparées pour votre validation.
- 3 000 – 5 500 €
- SupervisionSurveillance et maintenance de vos automatisations, au tarif calculé selon le nombre d’unités. Un workflow simple, c’est-à-dire un enchaînement de tâches automatisées, compte pour une unité ; un agent IA, un chatbot ou un workflow sur logiciel sans API, donc sans interface de connexion, compte pour deux unités. L’abonnement est facultatif.
- dès 90 €/mois
Si votre organisme est exonéré de TVA sur ses actions de formation (article 261, 4, 4° du code général des impôts, ou CGI), vous ne pouvez pas récupérer la TVA facturée par vos prestataires. Nos prix, nets de TVA, correspondent alors à votre coût réel, sans les 20 % qu’ajouterait un prestataire assujetti, c’est-à-dire soumis à la TVA.
Prix nets. TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Le prix affiché est le prix payé.
Nos pages consacrées à votre métier
Ces pages décrivent les processus de votre métier, la compatibilité de ses logiciels et les solutions qui s’offrent à vous ; chacune s’appuie sur les textes applicables ou sur la documentation des éditeurs. Elles sont regroupées dans les rubriques suivantes :
Les processus décrits étape par étape
- Bilan pédagogique et financier : le préparer tout au long de l’année
- Établir le certificat de réalisation à partir des heures réellement suivies
- Préparer, adresser et suivre les convocations des stagiaires sans ressaisie
- De la demande de formation à la convention signée, étape par étape
- Émargement : automatiser la préparation et le contrôle des feuilles de présence
- Évaluations à chaud et à froid : envoi, relances et consolidation des réponses
- Ranger les preuves Qualiopi par indicateur au fil des sessions
- Prise en charge OPCO, subrogation et relances de financement
La compatibilité des logiciels du métier
La compatibilité de la messagerie et de la comptabilité
Questions fréquentes
L’auditeur Qualiopi acceptera-t-il ces documents ?
Les documents produits reprennent vos propres modèles, remplis avec les données de vos sessions, et l’automatisation n’y ajoute aucun contenu. Nous ne nous prononçons pas sur votre certification, dont l’appréciation relève de votre auditeur.
Où les données de mes stagiaires sont-elles hébergées ?
Elles sont hébergées sur un serveur situé à Paris, que nous administrons, et sauvegardées chiffrées en France. Un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD, le règlement européen sur la protection des données, est signé avant tout accès à vos données. Les informations relatives à une situation de handicap, qui sont des données sensibles, ne sont jamais soumises à un traitement par IA.
Est-ce compatible avec Digiforma, Dendreo ou Ypareo ?
Cela dépend des possibilités de connexion de votre logiciel, que nous vérifions avant tout devis. Votre logiciel continue de gérer vos sessions ; s’il produit déjà vos documents de session, nous vous l’indiquons lors du diagnostic, et nous intervenons sur ce qu’il ne prend pas en charge, comme le tri des demandes, la qualification du financement, les relances auprès des OPCO ou la vérification des pièces avant l’audit.
Que se passe-t-il si la réglementation change ?
Les règles du CPF, de l’apprentissage ou du référentiel Qualiopi, modifié au 1er novembre 2026, évoluent régulièrement. Lorsqu’un changement de règle impose d’adapter un connecteur, c’est-à-dire la liaison avec un logiciel, sans modifier ce que fait l’automatisation, cette intervention relève de la supervision. Toute évolution qui ajoute ou modifie une fonction est chiffrée à part.
Trente minutes pour estimer le temps consacré à vos sessions
Nous examinons avec vous une session récente afin de recenser les documents qu’elle a exigés et le temps que leur préparation a mobilisé. Vous conservez cette analyse, que nous travaillions ensuite ensemble ou non.