Automatiser un cabinet d’expertise comptable : quelles tâches, avec quelles précautions ?

Quelles tâches d’un cabinet se prêtent à l’automatisation ?

Une part importante du temps des collaborateurs est consacrée moins à la comptabilité qu’à la circulation de l’information entre le cabinet, ses clients et ses outils. Ces opérations, qui obéissent à des règles stables, se prêtent à l’automatisation, notamment dans les cas suivants :

• La collecte des pièces : liste, dossier par dossier, des mouvements bancaires restés sans justificatif en compte d’attente (compte provisoire), demande adressée au client, relances graduées, puis rattachement de la pièce reçue au bon dossier.
• Les lettres de mission, contrats qui définissent la mission du cabinet : préremplissage à partir du modèle du cabinet, envoi en signature électronique, relance, puis signalement des dossiers dont la lettre n’est pas à jour.
• La vigilance à l’arrivée d’un client, imposée par la lutte contre le blanchiment : collecte des pièces d’identité, de l’extrait Kbis (document officiel d’identité de l’entreprise) ainsi que des informations sur les bénéficiaires effectifs, les personnes qui contrôlent réellement la société, contrôle de complétude, rappel des mises à jour périodiques.
• Le recouvrement des honoraires : relance amiable des factures échues, rapprochement des règlements, état des encours (sommes restant dues) par associé.
• La collecte des éléments variables de paie : demande mensuelle des primes, absences, heures supplémentaires, entrées et sorties, relance, puis contrôle de complétude avant la préparation des bulletins.
• Le tri de la boîte de réception : classement des messages par dossier et par nature, extraction des pièces jointes, brouillon de réponse pour les questions simples.
• Le suivi de la facturation électronique des clients : relevé de la plateforme agréée, qui transmet les factures, choisie par chacun, relance de ceux qui n’en ont pas encore désigné.
• L’échéancier par dossier : rappel des échéances fiscales et sociales, comme les déclarations de TVA ou la liasse fiscale (déclaration annuelle de résultats), au collaborateur comme au client.

Selon l’administration fiscale, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, et les moyennes, petites et très petites entreprises les émettre au plus tard le 1er septembre 2027.

Toutes ces tâches ne requièrent pas pour autant un agent IA. Un workflow, enchaînement automatique d’opérations fondé sur des règles fixes, suffit pour relancer une lettre de mission au terme d’un délai fixé ; l’IA ne se justifie qu’aux étapes où il faut lire un texte libre, comme le courriel d’un client qui mêle plusieurs pièces à une question.

Que font déjà les logiciels de production ?

Il convient d’abord de recenser ce que le logiciel du cabinet assure déjà, afin de ne pas payer deux fois le même service. Pennylane présente ainsi son outil Autopilot comme automatisant les étapes de la tenue des comptes jusqu’au cadrage de TVA, c’est-à-dire le contrôle de concordance entre la TVA déclarée et la comptabilité. L’éditeur y range les demandes de justificatifs, les relances, le lettrage ainsi que le rapprochement bancaire ; pour la pré-révision, premiers contrôles avant la révision, il précise que le comptable conserve la décision finale. Cegid annonce pour sa part des agents Cegid Pulse qui génèrent les libellés d’écriture, préparent des rapports financiers ainsi que les déclarations fiscales, tandis que Dext se consacre à la collecte et à la lecture des pièces.

L’automatisation sur mesure trouve sa place ailleurs, dans les échanges entre la messagerie, le logiciel de production, la signature électronique et le logiciel de paie, ou avec les clients. Plusieurs logiciels du métier publient d’ailleurs une interface de programmation documentée. Cegid Loop permet à l’administrateur du cabinet de créer une clé d’accès standard, gratuite, qu’il peut confier à un prestataire ; Pennylane propose un jeton de cabinet qui donne accès à l’ensemble des dossiers suivis ; Silae décrit une interface qui reçoit d’un outil tiers les éléments variables de paie.

Comment répartir le travail entre l’automatisation et le cabinet ?

Ce qui reste à l’expert-comptable

L’article 2 de l’ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945 définit l’expert-comptable comme celui qui fait profession habituelle de réviser et d’apprécier les comptabilités des entreprises auxquelles il n’est pas lié par un contrat de travail ; il l’habilite aussi à attester la régularité et la sincérité des bilans et des comptes de résultats. Une écriture proposée par un logiciel ou par un agent reste donc soumise au collaborateur, tandis que la révision, l’arrêté des comptes et la signature demeurent des actes humains.

Il en va de même pour la lettre de mission. L’article 151 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012 impose un contrat écrit définissant la mission ainsi que les droits et obligations de chaque partie, et l’article 24 de l’ordonnance exige que le montant et les modalités des honoraires soient convenus par écrit avant la mission. Une automatisation peut préparer le document et en suivre la signature, sans en fixer ni le périmètre ni le prix. Enfin, l’article 1er confie à l’Ordre le contrôle des obligations de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme prévues par le code monétaire et financier : la collecte des pièces d’identification peut être automatisée, mais la classification du risque du client et l’éventuelle déclaration de soupçon à Tracfin, service de l’État chargé de cette lutte, relèvent du seul jugement du cabinet.

Quels points de vigilance avant la mise en service ?

L’article 21 de l’ordonnance soumet les experts-comptables, ainsi que leurs salariés, au secret professionnel, sous les peines de l’article 226-13 du code pénal. Le livre blanc consacré à l’IA par l’Ordre des experts-comptables de Paris Île-de-France propose en outre un modèle de charte d’usage qui proscrit toute donnée de client dans une IA publique et soumet les livrables destinés aux clients à la validation d’un responsable après une relecture approfondie. Avant toute mise en service, le cabinet devrait donc prendre les précautions suivantes :

• Vérifier que le prestataire agit en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, le règlement européen sur la protection des données, puis conclure avec lui le contrat qui définit l’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement.
• Connaître le lieu d’hébergement des données et les fournisseurs auxquels elles sont transmises, y compris celui du modèle d’IA.
• Créer des accès propres à l’automatisation, que l’administrateur du cabinet peut révoquer à tout moment, plutôt que de confier l’identifiant d’un collaborateur.
• Prévoir que, par défaut, tout envoi destiné à l’extérieur est soumis à la validation de vos équipes ; un envoi automatique n’est mis en place qu’avec leur accord écrit.
• Limiter la collecte des variables de paie aux éléments nécessaires au bulletin : la nature d’une absence et ses dates, jamais une information médicale.

Comment Nodva intervient-elle auprès des cabinets ?