Facture électronique : ce qu’une PME peut automatiser et ce qui revient à la plateforme agréée

Quelles échéances concernent une PME ?

La réforme distingue deux obligations, la réception et l’émission. La première s’impose à toutes les entreprises à la même date, alors que la seconde dépend de leur taille. La transmission à l’administration des données qui ne figurent sur aucune facture entre entreprises françaises, dite e-reporting (ventes à des particuliers, opérations avec l’étranger, montants encaissés), suit quant à elle le calendrier de l’émission.

Les entreprises placées sous le régime de la franchise en base de TVA, qui les dispense de facturer la TVA, ne sont pas exclues, puisque la fiche de Service Public Entreprendre soumet leurs opérations à l’obligation d’émission à compter du 1er septembre 2027. Une autre fiche du même service ajoute, à la même date pour les PME, quatre mentions obligatoires sur les factures : le numéro SIREN du client (l’identifiant à neuf chiffres de l’entreprise) lorsqu’il s’agit d’une entreprise, l’adresse de livraison des biens si elle diffère de celle du client, la nature de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou les deux) et, le cas échéant, l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, c’est-à-dire dès la facturation plutôt qu’à l’encaissement. Une entreprise qui n’a encore désigné aucune plateforme pour recevoir ses factures est donc d’ores et déjà en retard sur la première échéance.

Pourquoi une automatisation ne peut-elle se substituer à la plateforme agréée ?

Selon Service Public Entreprendre, la plateforme agréée constitue « le seul intermédiaire reconnu par l’administration fiscale » pour émettre, recevoir et transmettre les factures électroniques ainsi que les données de transaction et de paiement. Ces plateformes sont des entreprises privées immatriculées par l’administration fiscale, dont la liste est publiée sur impots.gouv.fr ; chaque entreprise choisit la sienne, qui peut différer de celles de ses clients et de ses fournisseurs. Un logiciel de facturation dépourvu de cette immatriculation, appelé solution compatible, peut continuer à servir, mais seulement raccordé à une plateforme agréée.

L’administration fiscale précise par ailleurs qu’une facture papier numérisée, un PDF ordinaire ou un document envoyé par courriel ne seront plus conformes. La facture doit respecter l’un des formats structurés admis, c’est-à-dire lisibles par un logiciel sans intervention humaine : UBL, CII ou un format mixte qui associe un fichier de données à une image lisible, comme Factur-X.

Quelles tâches peuvent être automatisées autour de la plateforme ?

La plateforme agréée reçoit et transmet les factures, sans pour autant les ranger dans votre logiciel comptable, vérifier leur correspondance avec une commande réelle ni relancer un client en retard de paiement. Une automatisation peut prendre en charge ces opérations, à condition que votre plateforme et vos logiciels offrent une interface de programmation (API), c’est-à-dire un accès qui permet à un autre logiciel de lire ou d’écrire des données, ou du moins un export exploitable. Cinq opérations s’y prêtent particulièrement :

• La réception et le classement, qui consistent à récupérer chaque facture fournisseur reçue sur la plateforme, à l’enregistrer dans le dossier ou le logiciel approprié et à signaler celles auxquelles manque un élément, tel qu’un bon de commande ou un centre de coût (le service auquel la dépense est imputée).
• Le rapprochement avec les commandes, qui consiste à confronter chaque ligne d’une facture fournisseur au bon de commande et, pour des marchandises, au bon de réception (ce que les services comptables appellent le rapprochement à trois voies), puis à soumettre les écarts à une personne avant la mise en paiement.
• Le rapprochement bancaire et le lettrage, qui consistent à associer chaque encaissement du relevé à la facture client qu’il règle, puis à marquer cette facture comme soldée dans le compte du client ; les cas ambigus, comme un paiement partiel ou un virement qui règle plusieurs factures, sont examinés par une personne. Pour les prestations de services, dont la TVA est en principe due à l’encaissement, ce travail fournit aussi le montant encaissé que la plateforme doit transmettre à l’administration.
• La préparation des relances clients, qui consiste à rédiger, pour chaque échéance dépassée, un courriel de relance que votre équipe relit avant son envoi.
• La tenue d’un tableau de suivi, actualisé sans ressaisie, des factures émises, reçues, réglées ou en retard.

Ces tâches existaient avant la réforme. Toutefois, comme les factures circulent désormais sous forme de données structurées, le montant, la date ou le numéro SIREN se lisent directement, sans reconnaissance de caractères (la lecture automatique du texte d’une image), ce qui rend leur traitement automatisé plus fiable qu’à partir d’un PDF numérisé.

Comment se répartissent les rôles entre la plateforme, l’entreprise et l’automatisation ?

L’automatisation n’intervient qu’une fois la plateforme choisie, car sa conception suppose de connaître les données que celle-ci met à disposition et le format dans lequel elle les fournit.

Par quelles étapes commencer ?

Quatre étapes permettent d’engager ce chantier sans désorganiser votre service comptable :

• Vérifier que votre entreprise est déjà en mesure de recevoir des factures électroniques, cette obligation étant en vigueur depuis le 1er septembre 2026.
• Demander à votre plateforme agréée, ou à celle que vous envisagez, si elle propose une API documentée et quelles opérations elle autorise : récupération des factures reçues, dépôt des factures émises, lecture de leurs statuts.
• Identifier la tâche qui mobilise chaque mois le plus de temps : saisie des factures fournisseurs, lettrage ou relances.
• Automatiser cette seule tâche dans un premier temps, en maintenant une validation humaine avant toute écriture comptable et tout envoi au client.

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