Intégrer et rapprocher les bordereaux de commissions des compagnies

Le suivi des commissions dans un cabinet

Lorsque les primes sont encaissées par les compagnies, un cabinet multi-compagnies, qui travaille avec plusieurs assureurs, reçoit de chacun d’eux, selon une périodicité qui lui est propre, un bordereau de commissions qui détaille, contrat par contrat, la prime encaissée, le taux et le montant de la commission due. Les formats diffèrent d’une compagnie à l’autre : tableur, fichier CSV (données brutes rangées en colonnes), PDF ou relevé à télécharger sur l’extranet, le portail que l’assureur réserve à ses intermédiaires. En coassurance, lorsque plusieurs assureurs se partagent un même contrat, le bordereau est en général adressé par l’apériteur, c’est-à-dire la compagnie qui gère le contrat pour le compte des coassureurs.

Lorsque le cabinet encaisse lui-même les primes au titre d’un mandat d’encaissement, autorisation donnée par la compagnie de les percevoir à sa place, il retient en général sa commission avant de reverser le solde à la compagnie, et le contrôle porte alors sur ces reversements. S’il gère des sinistres ou des contrats par délégation, c’est-à-dire au nom de l’assureur, certaines compagnies lui versent en outre des indemnités de gestion. Ce suivi incombe le plus souvent à la personne chargée de l’administration ou de la comptabilité, qui calcule aussi les rétrocessions, part de commission reversée aux apporteurs d’affaires et aux mandataires qui ont amené le client.

Le déroulement actuel du rapprochement

À chaque bordereau reçu, la personne chargée du suivi reprend aujourd’hui les opérations suivantes :

• Récupérer chaque bordereau dans la messagerie ou sur l’extranet.
• Recopier ou importer ses lignes dans un tableur de suivi.
• Rechercher chaque contrat dans le logiciel de courtage afin de retrouver la quittance (l’échéance de cotisation enregistrée) et la commission attendue.
• Pointer, c’est-à-dire cocher une à une, les lignes conformes, puis isoler les écarts.
• Écrire à la compagnie pour chaque écart, puis suivre sa réponse.
• Calculer les rétrocessions éventuelles et préparer les éléments destinés à la comptabilité.

Où naissent les écarts et les erreurs

La troisième de ces difficultés est la plus coûteuse comme la moins visible, car un bordereau ne fait apparaître que ce qui a été payé. Seul un rapprochement conduit à partir du portefeuille, l’ensemble des contrats gérés par le cabinet, et non du bordereau, permet donc de déceler ce qui manque.

Les étapes qui peuvent être automatisées

Le rapprochement automatisé, qui part du portefeuille autant que des bordereaux, se déroule en six temps :

• Les bordereaux reçus par courriel sont repérés, puis classés par compagnie et par période ; pour ceux qui demeurent sur un extranet dépourvu de connexion, une tâche de téléchargement est créée à date fixe.
• Un tableur ou un fichier CSV se lit directement, grâce à une correspondance de colonnes, qui indique la donnée que contient chaque colonne, établie une fois pour toutes par compagnie. Pour un PDF dont la mise en page varie, un agent IA, c’est-à-dire un programme capable de lire des documents non structurés, extrait les lignes, et chaque total extrait est comparé au total imprimé sur le bordereau.
• Les numéros de contrat, les noms des clients et les montants sont ensuite ramenés à un format commun.
• Chaque ligne est alors comparée à la commission attendue dans le logiciel de courtage, et chaque commission attendue est recherchée dans les bordereaux reçus.
• Il en résulte une liste des écarts, qu’il s’agisse de contrats absents, de taux différents, de montants inattendus ou de lignes non rattachées, chacun étant assorti d’un projet de réclamation à la compagnie.
• Les lignes validées sont enfin préparées pour la comptabilité et pour le calcul des rétrocessions.

Ce qui demeure soumis à la validation humaine

Le système signale les écarts sans les trancher ; le cabinet conserve donc la maîtrise des points suivants :

• La qualification de chaque écart, qui peut résulter d’une erreur de la compagnie, d’un contrat résilié en cours d’année ou d’un avenant non saisi dans le logiciel.
• Les réclamations adressées aux compagnies, préparées par le système : par défaut, tout envoi destiné à l’extérieur est soumis à la validation de vos équipes, et un envoi automatique n’est mis en place qu’avec leur accord écrit.
• La validation des montants transmis à la comptabilité et des rétrocessions versées aux apporteurs.
• La mise à jour des correspondances de colonnes lorsqu’une compagnie modifie le format de son bordereau.

Les textes applicables

Le taux, la périodicité et le format des bordereaux relèvent de la convention de courtage, l’accord écrit conclu avec chaque compagnie. Plusieurs textes encadrent en revanche les opérations qui entourent le rapprochement :

• Code des assurances, art. L521-2, II, 2° : avant la conclusion du contrat, l’intermédiaire indique au client le mode de sa rémunération : honoraires, commission incluse dans la prime, autre type de rémunération ou combinaison de ces éléments.
• Code de commerce, art. L123-22 : les documents comptables et les pièces justificatives d’un commerçant, au nombre desquelles figurent les bordereaux, se conservent dix ans.
• RGPD (règlement européen sur la protection des données), art. 5 et 28 : dès lors que les bordereaux comportent des noms de clients, leur traitement par un prestataire suppose un contrat de sous-traitance et une durée de conservation définie.

Les logiciels concernés

Si votre logiciel pointe déjà les bordereaux de toutes vos compagnies, il convient de conserver cette fonction. Une automatisation complémentaire se justifie pour la collecte des bordereaux dans la messagerie, pour ceux que le logiciel ne prend pas en charge, ou pour un cabinet qui suit ses commissions dans un tableur.

Ce que Nodva propose pour ce processus