Des preuves produites toute l’année, mais recherchées à l’approche de l’audit
La certification Qualiopi conditionne l’accès aux fonds publics ou mutualisés, c’est-à-dire collectés auprès des entreprises puis redistribués, qu’ils proviennent des opérateurs de compétences (OPCO), des commissions paritaires interprofessionnelles régionales dites Transitions Pro, de l’État, des régions, de la Caisse des dépôts au titre du compte personnel de formation (CPF), de France Travail ou de l’Agefiph, qui finance l’insertion des personnes handicapées (Code du travail, art. L6316-1). Le référentiel national qualité qui la fonde s’organise en sept critères (art. R6316-1), déclinés en indicateurs dont le guide de lecture du ministère du Travail précise le niveau attendu.
Dans un organisme de trois à dix-neuf salariés, les preuves naissent au fil des sessions, de la main de plusieurs personnes : programmes, conventions (contrats de formation), convocations, émargements (feuilles de présence signées), évaluations, réclamations, actions de veille, développement des compétences des formateurs. Elles se répartissent entre le logiciel de gestion, un espace de stockage partagé ainsi que les boîtes de messagerie ; avant un audit initial, de surveillance (contrôle intermédiaire) ou de renouvellement, le référent qualité, chargé de la démarche qualité, doit donc les retrouver pour les présenter indicateur par indicateur.
Les étapes du traitement manuel
Faute de classement au fil des sessions, la constitution des preuves comporte plusieurs étapes :
- Tenir un tableau de correspondance entre les indicateurs applicables à l’organisme et les types de preuves retenus.
- Préparer, avant l’audit, les dossiers des sessions susceptibles d’être examinées par l’auditeur.
- Retrouver, pour chacune, les documents dans le logiciel, l’espace de stockage partagé et la messagerie.
- Renommer les documents, puis les classer par critère et par indicateur.
- Constater les manques et en tirer des actions correctives pour les sessions à venir.
- Mettre à jour les preuves transversales, communes à toutes les sessions : veille légale et réglementaire, sur les métiers et sur les innovations pédagogiques, plan de développement des compétences des formateurs, registre des réclamations, actions d’amélioration.
Où se situent les difficultés et les risques d’erreur ?
Cette préparation tardive fait apparaître plusieurs difficultés :
- La recherche se concentre à l’approche de l’audit, alors qu’un manque découvert à ce stade ne peut plus être comblé, puisque la preuve d’une session passée ne saurait être établie après coup.
- Certains documents, dépourvus de date fiable ou de lien clair avec une session, sont difficiles à présenter.
- Des incohérences apparaissent entre les pièces d’une même session, les dates, les durées ou les formateurs variant d’un document à l’autre.
- Les preuves transversales sont oubliées faute d’échéance.
- Le tableau de correspondance établi sur le référentiel de 2019 ne correspond plus à celui en vigueur depuis le 1er novembre 2026, qui réécrit plusieurs indicateurs et en crée un 33e.
Ce que le référentiel du 1er novembre 2026 change pour le classement des preuves
Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026, publié au Journal officiel du 4 août, remplace le tableau des indicateurs annexé au Code du travail à compter du 1er novembre 2026 ; il conserve les sept critères et compte désormais 33 indicateurs. Plusieurs modifications appellent de nouvelles preuves, ou un nouveau rattachement de preuves existantes :
- Indicateur 12 : aux mesures qui favorisent l’engagement des bénéficiaires ou préviennent les ruptures de parcours s’ajoutent la prévention ainsi que le traitement des violences, du harcèlement ou des discriminations pendant la formation, y compris les violences sexistes ou sexuelles.
- Indicateur 19 : pour les modules suivis à distance, le prestataire vérifie que les apprenants les suivent effectivement ; au-delà d’un seuil fixé par arrêté, il désigne un référent pédagogique par formation.
- Indicateur 27 : en cas de sous-traitance ou de portage salarial (formateur salarié d’une société de portage), le prestataire s’assure de la conformité au référentiel et en assure la traçabilité dans les contrats.
- Indicateur 32 : la démarche d’amélioration continue, fondée sur l’analyse des appréciations et des réclamations, intègre une analyse des risques pouvant affecter la qualité des formations.
- Indicateur 33 : un dispositif d’évaluation des contenus et des enseignements par les apprenants, distinct du recueil général de satisfaction, dont les résultats sont partagés avec les équipes pédagogiques ; Cap Métiers Nouvelle-Aquitaine le présente comme propre aux centres de formation d’apprentis (CFA).
Selon Cap Métiers Nouvelle-Aquitaine, ces exigences s’appliquent aux audits initiaux, de surveillance et de renouvellement réalisés à partir du 1er novembre 2026, y compris pour les organismes déjà certifiés. Le conseil d’administration de France compétences, autorité nationale de la formation professionnelle, avait rendu un avis favorable sur le projet de décret le 15 juillet 2026. Le niveau attendu s’apprécie au regard du guide de lecture en vigueur à la date de l’audit.
Les étapes qui se prêtent à l’automatisation
Répartition des tâches entre l’automatisation et l’organisme| Étape | Ce que l’automatisation prend en charge | Limite de l’automatisation |
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| Classement | Chaque document produit est rangé dans le dossier de sa session et rattaché aux indicateurs que vous avez définis pour ce type de document | Le choix des correspondances vous revient, car il procède de votre lecture du référentiel comme du guide |
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| Horodatage (enregistrement de la date) | La date de production ou de réception est conservée avec le document | Aucun document n’est antidaté |
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| Complétude (présence de toutes les pièces) | Pour chaque session, la liste des pièces attendues est comparée aux pièces rangées, chaque manque étant signalé dès qu’il apparaît | Le caractère suffisant d’une preuve reste à votre appréciation |
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| Cohérence | Les dates, les durées et les formateurs sont rapprochés entre la convention, les émargements et le certificat de réalisation, qui atteste les heures suivies | La correction d’un écart appelle une décision de votre part |
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| Preuves transversales | Des échéances rappellent la veille, la revue des réclamations, l’analyse des risques et la formation des formateurs | Le contenu de la veille et des actions d’amélioration vous appartient |
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| Synthèse | Un tableau par indicateur recense les pièces disponibles et leur date | Aucune conclusion n’est tirée sur la conformité |
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Ce qui demeure soumis à la validation humaine, et pour quelles raisons
Seul l’auditeur apprécie la conformité
Un tableau complet n’atteste pas, à lui seul, la qualité des pratiques qu’il documente. L’audit Qualiopi associe l’examen des pièces à des entretiens, et l’appréciation en revient à l’auditeur de l’organisme certificateur. Une automatisation range et signale, mais elle ne certifie rien ; aucun prestataire ne peut d’ailleurs garantir l’issue d’un audit.
La correspondance entre vos documents et les indicateurs, la réponse à apporter à un manque ainsi que la préparation des dossiers présentés à l’auditeur relèvent du référent qualité. Les réclamations comme les signalements de violences ou de discriminations sont lus par une personne, qui décide de leur traitement, y compris lorsqu’un agent IA, programme d’intelligence artificielle qui lit les messages, aide à les repérer dans la messagerie.
Les logiciels concernés
Les logiciels de gestion de formation intègrent déjà des outils de suivi de la qualité. Digiforma annonce sur son site un assistant IA qui vérifie la conformité Qualiopi en temps réel ; Dendreo propose, pour chaque indicateur, des conseils et des suggestions de réponses rédigées par un auditeur. Une automatisation complémentaire se justifie lorsque des preuves naissent ailleurs : dans la messagerie, dans un espace de stockage partagé, dans des formulaires ou dans un outil d’émargement ou d’évaluation distinct.
L’offre de Nodva pour ce processus
Classement et contrôle continus des preuves
À partir de vos outils actuels, nous mettons en place le classement, l’horodatage et le contrôle de complétude de vos preuves, selon la correspondance que vous définissez entre documents et indicateurs. Le diagnostic gratuit de 30 minutes permet de vérifier ce que votre logiciel prend déjà en charge et de chiffrer l’automatisation de la tâche. Nous ne nous prononçons jamais sur votre certification, qui relève de l’appréciation de votre auditeur.