La préparation des renouvellements dans un cabinet
Un cabinet IARD (incendie, accidents et risques divers) gère un portefeuille de contrats d’entreprise dont les échéances principales, dates anniversaires de renouvellement, se concentrent souvent au 1er janvier. Pour chacun d’eux, le chargé de clientèle doit savoir si le risque a évolué (chiffre d’affaires, effectif, locaux, parc de véhicules, activités), connaître la sinistralité de l’exercice (les sinistres survenus) et recevoir les conditions de renouvellement de la compagnie, souvent assorties d’une indexation, hausse liée à un indice, ou d’une majoration.
Le préavis, délai à respecter pour résilier, gouverne l’ensemble du processus : un dossier ouvert trop tard ne laisse plus au client le choix de quitter sa compagnie. L’assureur disposant du même droit pour un contrat professionnel, les résiliations qu’il notifie doivent aussi être surveillées.
Le déroulement actuel d’un renouvellement
Chaque renouvellement mobilise aujourd’hui, sur plusieurs mois, les opérations suivantes :
- Extraire du logiciel ou d’un tableur les contrats qui arrivent à échéance dans les mois à venir.
- Écarter les contrats résiliés, déjà traités ou souscrits pour une durée ferme, sans renouvellement automatique.
- Écrire au client pour actualiser les éléments du risque.
- Obtenir de la compagnie la sinistralité et les conditions de renouvellement, souvent sur son extranet.
- Consulter d’autres compagnies si une majoration ou une réduction de garanties est annoncée.
- Présenter au client la reconduction ou une autre proposition, puis recueillir sa décision par écrit.
- En cas de changement, notifier la résiliation dans le délai requis et placer le nouveau contrat avant l’échéance.
Où naissent les retards et les erreurs
Les retards tiennent le plus souvent à l’une des causes suivantes :
- Le repérage repose sur une extraction manuelle, faite à une date qui varie selon la charge du cabinet.
- Les informations du client arrivent tard, ce qui réduit le temps de consultation des compagnies.
- Les conditions de renouvellement, dispersées sur les extranets de plusieurs compagnies, arrivent parfois peu avant la limite du préavis.
- Le délai de préavis n’est pas calculé contrat par contrat, alors que la police peut y déroger.
- Le pic de fin d’année concentre le travail sur quelques semaines.
Lorsque les conditions de la compagnie ne sont pas connues à l’approche de la limite, il est d’usage que le courtier propose au client une résiliation à titre conservatoire, qui préserve la possibilité de changer d’assureur. Cette décision engage le client : si aucun contrat de remplacement n’était placé avant l’échéance, l’entreprise se retrouverait sans garantie.
Scénario fictif
Pour une multirisque à échéance du 1er janvier avec un préavis de deux mois, le cabinet ouvre le dossier quatre mois avant, interroge la compagnie à trois mois et présente sa recommandation à deux mois et demi ; le client dispose alors de deux semaines pour se décider. Ce calendrier illustre une méthode, non une durée constatée chez un client.
Les étapes qui peuvent être automatisées
L’automatisation sécurise d’abord le calendrier :
- Chaque matin, le système lit dans le logiciel de courtage les contrats et leur date d’échéance, puis retient ceux qui entrent dans la période de préparation fixée par le cabinet.
- Pour chaque contrat retenu, la date limite de préavis est calculée à partir de l’échéance et du délai prévu par la police, puis inscrite sous la forme d’une tâche datée.
- Un courriel ou un formulaire reprenant les éléments du risque connus est préparé pour que le client les actualise.
- Tant que le client n’a pas répondu, des relances sont préparées, puis interrompues dès réception de sa réponse.
- Un tableau des renouvellements signale les dossiers qui approchent de la limite du préavis.
- Avant le rendez-vous, un agent IA, programme qui s’appuie sur un modèle de langage, peut résumer les changements déclarés et l’historique des échanges.
Ce qui demeure soumis à la validation humaine
Restent confiées au chargé les tâches suivantes :
- La recommandation de reconduire, de renégocier ou de changer de compagnie, qui constitue le cœur du devoir de conseil.
- L’analyse des conditions de renouvellement, des franchises (part du sinistre restant à la charge du client) et des modifications de garanties.
- La notification d’une résiliation, y compris à titre conservatoire, qui engage le client et doit respecter l’une des formes prévues par la loi ou par la police.
- Les messages au client, soumis par défaut à sa relecture avant envoi ; un envoi automatique n’est mis en place qu’avec l’accord écrit du cabinet.
Les textes applicables, et ceux qui ne visent que les particuliers
Code des assurances, articles vérifiés sur Légifrance le 2 novembre 2026| Article | Objet | Application aux contrats d’entreprise |
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| L113-12 | Résiliation annuelle par l’assuré, notifiée au moins deux mois avant l’échéance ; même droit pour l’assureur sur un contrat professionnel | Oui, mais la police peut y déroger pour les risques autres que ceux des particuliers |
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| L113-14 | Formes de la notification : lettre ou autre support durable, déclaration au siège ou chez le représentant de l’assureur, acte extrajudiciaire (signifié par un commissaire de justice), autre moyen prévu au contrat ; réception confirmée par écrit | Oui |
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| L113-15-1 | Rappel de la date limite de dénonciation, c’est-à-dire de résiliation, avec chaque avis d’échéance (loi dite Chatel) | Non, l’article vise les contrats couvrant des personnes physiques en dehors de leurs activités professionnelles |
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| L113-15-2 | Résiliation à tout moment après un an (loi dite Hamon), pour les branches fixées par décret | Non, l’article vise les mêmes contrats de particuliers |
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| L113-15-2-1 | Résiliation sans frais, après un an, des contrats tacitement reconductibles (renouvelés sans démarche) de dommages directs aux biens à usage professionnel des microentreprises et des PME, avec effet un mois après la notification ; ce droit doit être rappelé avec chaque avis d’échéance | Oui, pour les seuls contrats conclus ou reconduits à compter de la publication de son décret en Conseil d’État |
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L’article L113-15-2-1 a été créé par l’article 30 de la loi n° 2026-403 du 26 mai 2026 de simplification de la vie économique. Son décret en Conseil d’État fixe ses modalités et la liste des contrats exclus.
Les logiciels concernés
L’API de CourtiGo, c’est-à-dire l’interface par laquelle un autre outil lit ou enregistre ses données, expose la date d’effet et la date d’échéance de chaque contrat, permet de créer des tâches datées et d’envoyer des courriels à partir de modèles ; l’éditeur annonce en outre des workflows, enchaînements automatiques de tâches, déclenchés selon le statut des dossiers. Modulr propose une API REST, interface conforme aux usages courants du web, activée par son éditeur, dont les filtres de recherche permettent de sélectionner des contrats d’après une plage de dates. Lya annonce dans son module de suivi des contrats des relances d’échéance automatiques.
Si votre logiciel prépare déjà les renouvellements comme vous l’entendez, une automatisation ne sert que pour ce qui se déroule en dehors, comme les réponses des clients reçues dans la messagerie.
Ce que Nodva propose pour ce processus
Des échéances préparées à l’avance
Le repérage des échéances, le calcul des préavis et les demandes d’actualisation du risque relèvent de l’automatisation d’une tâche répétitive, facturée de 1 200 à 1 800 € selon le nombre de logiciels reliés. La synthèse des dossiers par un agent IA relève de l’automatisation avec agent IA, facturée de 3 000 à 5 500 €. La supervision est facultative et n’est jamais ajoutée par défaut au devis ; son prix dépend du nombre d’unités (une automatisation simple compte pour une unité, un agent IA pour deux) et commence à 90 € par mois. Nous avons construit ce circuit le 28 septembre 2026, à titre de démonstration, sur le compte d’essai d’un logiciel de courtage et avec des données fictives, et non chez un client.