L’organisation de la souscription dans un cabinet
Dans un cabinet de courtage IARD (incendie, accidents et risques divers, c’est-à-dire l’assurance de dommages et de responsabilité) de 6 à 19 personnes, la souscription d’un contrat d’entreprise (multirisque, responsabilité civile, flotte automobile, bris de machine) repose le plus souvent sur un chargé de clientèle. Celui-ci recueille les besoins du client, réunit les éléments d’appréciation du risque, puis présente le dossier aux souscripteurs des compagnies consultées, qui décident d’accepter ou non le risque.
Les pièces requises varient selon la branche et selon la compagnie : extrait Kbis (document officiel d’identité de l’entreprise), questionnaire de déclaration du risque ou proposition signée, relevé de sinistralité (historique des sinistres) des trois à cinq derniers exercices délivré par l’assureur en place, état du parc et certificats d’immatriculation pour une flotte, chiffre d’affaires par activité ou dernière liasse fiscale (déclaration annuelle de résultats) pour une responsabilité civile, inventaire des valeurs à garantir et, pour un risque industriel, rapports de vérification des installations électriques ou de protection incendie. Une compagnie sollicite souvent un complément après une première étude, voire une visite de risque, tandis que certaines pièces, comme les conditions particulières signées (clauses propres au client) ou le mandat de prélèvement, ne se demandent qu’une fois la proposition acceptée.
Le déroulement actuel de la collecte des pièces
Le chargé conduit aujourd’hui seul le cycle suivant :
- Le chargé établit la liste des pièces, souvent de mémoire ou d’après un modèle de courriel.
- Il l’adresse au client, parfois à plusieurs interlocuteurs : dirigeant, expert-comptable, responsable de la flotte.
- Les pièces arrivent en plusieurs fois, parfois dans la boîte d’un collègue, et sont enregistrées une à une dans le dossier du client.
- Le chargé recense ce qui manque, puis relance le client.
- Une fois le dossier complet, il le dépose sur l’extranet de chaque compagnie consultée ou l’adresse à son souscripteur.
- Si la compagnie réclame un complément, le cycle reprend.
Où naissent les retards et les erreurs
Difficultés observables dans la collecte des pièces| Difficulté | Conséquence |
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| La liste des pièces n’est consignée nulle part | Une pièce omise n’est réclamée qu’après le retour de la compagnie |
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| Les pièces arrivent dans plusieurs boîtes de messagerie | Une pièce déjà reçue fait l’objet d’une relance injustifiée |
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| Un Kbis dépasse l’ancienneté exigée, un questionnaire n’est pas signé | La compagnie diffère l’examen du dossier |
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| Aucune échéance n’est associée au dossier | La date d’effet souhaitée approche sans qu’aucune alerte ne soit émise |
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| Les relances dépendent de la disponibilité du chargé | Les dossiers d’un collaborateur absent restent en suspens |
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Les étapes qui peuvent être automatisées
L’automatisation prend en charge la demande, le rattachement des pièces reçues ainsi que les relances :
- Le cabinet tient une liste de référence des pièces requises par branche et, au besoin, par compagnie, de sorte que l’ouverture d’un dossier établit automatiquement la liste des documents attendus.
- La demande initiale prend la forme d’un courriel préparé à partir de cette liste, qui énumère les pièces attendues et rappelle la date d’effet souhaitée.
- À la réception, le système rattache chaque courriel au dossier d’après l’expéditeur ou la conversation dont il fait partie, puis y range les pièces jointes.
- Un agent IA, programme qui s’appuie sur un modèle de langage pour lire un document, peut en outre identifier le type de chaque pièce ; sa proposition est soumise à confirmation lorsque son degré de certitude est faible.
- Les relances ne mentionnent que les pièces encore manquantes et sont annulées si la pièce arrive entre-temps.
- Chaque matin, le chargé reçoit la liste des dossiers incomplets dont la date d’effet approche.
Le cas des extranets des compagnies
Le dépôt d’un dossier de souscription sur l’extranet d’une compagnie demeure en général une saisie manuelle, les connexions avec les assureurs passant par EDI Courtage, norme d’échange de données propre à la profession, ou par des développements propres à chaque partenaire. L’automatisation prépare néanmoins un dossier complet, aux pièces nommées de manière homogène, que le chargé n’a plus qu’à déposer.
Ce qui demeure soumis à la validation humaine
Ce qui touche au contenu du dossier ou à la relation avec le client relève toutefois du chargé, notamment :
- Le contenu des pièces, en premier lieu : un questionnaire de déclaration du risque incomplet ou incohérent engage le client et doit être relu par le chargé avant toute transmission.
- Le choix des compagnies consultées, qui procède des exigences et des besoins du client.
- La formulation d’une relance adressée à un client important ou sur un dossier délicat.
- Les échanges avec le client lorsque le dossier ne sera pas complet à la date d’effet.
Par défaut, chaque relance préparée par le système est soumise à la validation de votre équipe, éventuellement par lot chaque matin ; un envoi automatique n’est mis en place qu’avec votre accord écrit.
Les textes applicables
La collecte des pièces s’inscrit dans les textes suivants, dont le RGPD (règlement général sur la protection des données) :
- Code des assurances, art. L113-2, 2° : l’assuré répond exactement aux questions posées par l’assureur, notamment dans le formulaire de déclaration du risque ; les pièces concourent à cette déclaration sans s’y substituer.
- Code des assurances, art. L521-4, I : avant la conclusion du contrat, le distributeur précise par écrit les exigences et les besoins du souscripteur éventuel, et lui conseille un contrat cohérent avec ceux-ci.
- Code des assurances, art. L521-6 : ces informations sont remises sur papier ou, au choix du client, sur un autre support durable, tel qu’un fichier conservable.
- RGPD, art. 5 et 28 : le cabinet ne demande que les pièces nécessaires et fixe leur durée de conservation ; un prestataire qui les traite pour son compte signe un contrat de sous-traitance.
Les logiciels concernés
Informations publiées par les éditeurs, relevées le 2 novembre 2026| Logiciel | Collecte des pièces annoncée | Accès pour une automatisation |
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| CourtiGo | Invitation du client, par SMS ou par courriel, à déposer lui‑même ses pièces dans la GED (gestion électronique des documents) ; création ou mise à jour de la fiche par l’IA à partir d’un devis ou d’une attestation déposés | API (interface par laquelle un autre outil lit ou enregistre ses données) documentée publiquement : dépôt d’un document sur une fiche client ou un contrat, tâches, historique |
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| Lya | Dépôt des pièces justificatives par le client dans son espace ; extraction des données des documents de la GED par l’agent LyaScan | API REST (interface conforme aux usages courants du web) et norme EDI Courtage annoncées par l’éditeur |
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| Modulr | Extranet client et GED où un document se classe sur le client, le devis, le contrat ou le sinistre | API REST activée sur demande auprès du service commercial d’ECILIA, documentée en Swagger, format courant de description des API |
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Si votre logiciel offre déjà au client un espace de dépôt, il convient de l’employer en priorité ; une automatisation complémentaire se justifie lorsque les pièces continuent d’arriver par courriel.
Ce que Nodva propose pour ce processus
Une collecte des pièces reliée à vos outils
La liste des pièces, les relances et le rangement des pièces reçues relèvent de l’automatisation d’une tâche répétitive, facturée de 1 200 à 1 800 € selon le nombre de logiciels reliés. La reconnaissance du type de pièce par un agent IA relève de l’automatisation avec agent IA, facturée de 3 000 à 5 500 €. La supervision est facultative et n’est jamais ajoutée par défaut au devis ; son prix dépend du nombre d’unités (une automatisation simple compte pour une unité, un agent IA pour deux) et commence à 90 € par mois. Le diagnostic gratuit de 30 minutes établit si le projet se justifie.