La réception des demandes dans une agence
Une agence de transaction reçoit ses demandes par plusieurs canaux : les portails sur lesquels ses annonces sont multidiffusées (publiées simultanément), tels que SeLoger, Leboncoin ou Bien’ici, le formulaire de son site, la messagerie de ses négociateurs et le téléphone. Chaque demande, qui porte en principe sur un bien identifié par le numéro de son annonce, comporte le nom de l’acquéreur, ses coordonnées et un bref message libre.
Certains portails signalent aussi ces demandes dans leur espace professionnel, à l’image de l’application My SeLoger Pro. Le circuit réel, qui varie d’un portail et d’une agence à l’autre, est la première chose à relever avant toute automatisation.
Le déroulement actuel du traitement
Pour chaque demande, le négociateur ou l’assistante commerciale accomplit aujourd’hui les opérations suivantes :
- Repérer la demande parmi les autres courriels.
- Identifier le bien d’après le numéro de référence de l’annonce, puis retrouver le mandat dans le logiciel de transaction, où l’agence gère ses biens et ses clients.
- Vérifier si l’acquéreur figure déjà dans le fichier de l’agence, sous la même adresse ou sous une autre.
- Créer ou compléter la fiche acquéreur, ses critères de recherche et l’origine du contact, qui sert à mesurer le rendement de chaque portail.
- Répondre, mener la découverte du projet (budget, financement, délai), puis proposer une visite.
Où se perdent les demandes
Ce circuit comporte des points de rupture communs à la plupart des agences :
Points de rupture dans le traitement des demandes| Difficulté | Conséquence |
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| Demandes réparties entre plusieurs boîtes et applications | Une demande reçue par un négociateur absent attend son retour |
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| Référence d’annonce absente ou erronée | La demande n’est rattachée à aucun mandat, si bien que la réponse tarde |
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| Même acquéreur ayant écrit sur plusieurs portails | Deux fiches risquent d’être créées, et deux négociateurs de le rappeler |
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| Saisie reportée au lendemain | Dans l’intervalle, l’acquéreur échappe aux rapprochements, qui lui signalent les nouveaux biens conformes à ses critères |
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| Aucune liste des demandes sans réponse | Une demande oubliée n’est découverte que si l’acquéreur relance l’agence |
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Seul l’examen des messages de quelques semaines mesure les demandes restées sans réponse.
Les étapes qui peuvent être automatisées
L’automatisation reprend ces opérations dans l’ordre, en réservant au négociateur celles qui engagent l’agence :
- Le système lit la boîte de réception, sans rien supprimer ni déplacer, et y reconnaît les notifications des portails.
- Un agent IA extrait de chaque message le nom, les coordonnées, le numéro de référence de l’annonce et la question posée, même rédigée librement.
- La demande est rattachée au mandat d’après ce numéro ; à défaut, elle rejoint une file de demandes à rattacher, examinée chaque jour par une personne désignée.
- Le système recherche l’acquéreur par son adresse électronique puis par son téléphone, afin d’éviter une seconde fiche.
- La fiche est créée ou mise à jour dans le logiciel de transaction, selon son ouverture : par son API (l’accès par lequel un autre programme y lit et y écrit des données), par un fichier d’import ou par une saisie préparée que l’équipe valide.
- Un projet de réponse est rédigé à partir de la fiche du bien, assorti de quelques questions de découverte et de créneaux de visite tirés de l’agenda du négociateur.
- Chaque matin, le négociateur reçoit la liste des demandes restées sans réponse.
Lorsque le logiciel ne publie pas d’API
Ni La Boîte Immo pour Hektor, qui revendique plus de 8 500 agences équipées, ni Orisha Real Estate pour ImmoFacile, qui en annonce 15 000, ne présentent d’API sur leurs pages publiques. Le traitement s’appuie alors sur la messagerie : l’automatisation prépare la fiche acquéreur, que l’équipe reporte dans le logiciel après vérification.
Ce qui demeure du ressort du négociateur
Les décisions qui engagent l’agence envers l’acquéreur ou le vendeur relèvent du négociateur, notamment :
- La réponse à une question précise sur l’état du bien, les charges de copropriété, les diagnostics techniques ou les travaux votés.
- Tout propos sur le prix ou sur une marge de négociation, qui dépend des instructions du vendeur et du mandat.
- La confirmation d’une visite, qui tient compte des consignes du vendeur ou de l’occupation du bien, puis la signature du bon de visite, document que l’acquéreur signe après la visite.
- L’appréciation du sérieux du projet de l’acquéreur, notamment de son financement.
Chaque réponse préparée est soumise par défaut à votre équipe avant son envoi ; un envoi automatique, par exemple d’un simple accusé de réception, suppose votre accord écrit.
Les textes applicables
Quatre ensembles de règles encadrent ce traitement :
- RGPD, le règlement européen sur la protection des données : seules les données utiles sont collectées, pour une durée définie ; pour la location, le référentiel de la CNIL, l’autorité française de protection des données, retient trois ans après le dernier contact (6 mai 2021). Le prestataire qui traite ces demandes agit comme sous-traitant, ce qui requiert le contrat prévu à l’article 28.
- Code de la consommation, art. L223-1, en vigueur depuis le 11 août 2026 : un consommateur ne peut être démarché par téléphone sans y avoir consenti au préalable. Le décret n° 2026-662 du 23 juillet 2026 limite ce consentement à un an, précise qu’une mention prérédigée ne vaut pas consentement et impose d’en conserver la preuve trois ans.
- Règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle, art. 50 et 113 : depuis le 2 août 2026, un assistant qui échange directement avec les acquéreurs les informe, au plus tard lors de la première interaction, qu’ils s’adressent à une intelligence artificielle.
- Arrêté du 10 janvier 2017, art. 3 ; code de la construction et de l’habitation, art. L126-33 : une annonce de vente indique le prix honoraires inclus et exclus, la partie qui supporte les honoraires, leur montant TTC en pourcentage du prix hors honoraires, ainsi que le classement énergétique du bien. Une réponse qui cite le prix le présente de la même manière.
Les logiciels concernés
La manière d’inscrire la fiche acquéreur dépend de l’ouverture du logiciel, telle que la décrivent les éditeurs :
Ouverture des logiciels de transaction, relevée le 2 novembre 2026 sur les pages des éditeurs| Logiciel | Accès pour une automatisation |
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| Hektor (La Boîte Immo) | Aucune API présentée ; export des contacts en CSV ou en XML, formats lisibles par un tableur ; rapprochements et automatismes intégrés au logiciel |
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| Apimo | API « Api3 » destinée aux prestataires, documentée en ligne : agences, annonces et contacts, avec transmission de contacts selon les droits accordés |
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| ImmoFacile (Orisha Real Estate) | Aucune API présentée ; logiciel compatible avec Ubiflow, passerelle qui transmet les annonces aux portails |
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| Adapt Immo | Bibliothèque d’API « Adapt Connect », ouverte sur demande : biens, mandats, propriétaires, acquéreurs, contacts, compromis de vente |
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| Whise | API documentée, ouverte au prestataire après validation de tests techniques puis commerciaux |
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| Modelo (Septeo) | « API universelle » annoncée par l’éditeur pour les biens, les contacts, les fiches acquéreur et les tâches ; documentation technique fournie sur demande |
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Vérifiez aussi ce que votre logiciel assure déjà, notamment les rapprochements et les relances : l’automatisation vaut surtout pour le reste.
Ce que Nodva propose pour ce processus
Des demandes lues, rattachées et préparées
Le relevé des demandes, leur rattachement et la liste des demandes sans réponse relèvent de l’automatisation d’une tâche, facturée à partir de 1 200 €. La lecture des messages rédigés librement et la préparation des réponses relèvent de l’automatisation avec agent IA, facturée à partir de 3 000 €. Ces prix publics sont nets, la TVA n’étant pas applicable ; le prix de votre cas vous est confirmé à l’issue du diagnostic gratuit de 30 minutes, avant tout devis. La supervision (surveillance du bon fonctionnement) est facultative, jamais ajoutée par défaut au devis, et commence à 90 € par mois.